מדיניות פרטיות

Vixy CRM היא מערכת לניהול קשרי לקוחות (אנשי קשר, חברות, עסקאות, לידים, משימות, פניות שירות, מסמכים, לוחות ופעילויות), הכוללת אוטומציות, טפסי לידים ציבוריים ותכונות מבוססות בינה מלאכותית שאינן פעילות כיום (ראו סעיף 6). השירות מיועד לעסקים ולמשתמשים בגירים בלבד.

המדיניות מנוסחת בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, לרבות תיקון מס' 13 (בתוקף מיום 14.8.2025) ("החוק"), תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017 ("תקנות אבטחת מידע") ותקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001 ("תקנות ההעברה").

דרכי התקשרות עם בעל השליטה במאגר: דורון בידאני, קוהלת 6, חולון, דוא"ל: support@vixy.co.il.

המדיניות פונה לשני קהלים, והבחנה זו קובעת את חלוקת האחריות המשפטית:

2.1 משתמשים עסקיים (לקוחות החברה). בעלי עסקים ועובדיהם הפותחים חשבון בשירות. ביחס למידע האישי של משתמשים אלה (פרטי חשבון, חיוב, שימוש) - החברה היא בעל השליטה במאגר (Controller), והיא הקובעת את מטרות העיבוד.

2.2 מידע על לקוחות הקצה של לקוחותינו. אנשי קשר, לידים, רשומות CRM, פניות שירות ותוכן שמזין הלקוח העסקי לשירות ולפי הוראותיו. ביחס למידע זה:

• הלקוח העסקי הוא בעל השליטה במאגר - הוא הקובע את מטרות העיבוד והאחראי כלפי נושאי המידע, לרבות קבלת הסכמות כדין, קיום חובת היידוע ומענה לפניות נושאי מידע;
• החברה היא מחזיק/מעבד (Processor) - מעבדת את המידע אך ורק לצורך אספקת השירות ולפי הוראות הלקוח, בכפוף להסכם עיבוד מידע (DPA) הנלווה לתנאי השימוש.

נושא/ת מידע שהוא לקוח קצה של אחד מלקוחותינו (למשל: מילאת טופס ליד או שפרטיך מנוהלים במערכת של עסק) - הפנייה הראשונה למימוש זכויותיך היא אל העסק שמולו התנהלת. אנו נסייע לאותו עסק במענה, ונעביר אליו כל פנייה שתגיע אלינו ישירות בתוך 3 ימי עסקים.

בעת שאנו מבקשים ממך מידע אישי (בהרשמה, בטפסים או בשימוש בשירות), אנו מיידעים אותך כדלקמן:

1. חובה חוקית או רצון חופשי: לא חלה עליך חובה חוקית למסור את המידע; מסירתו תלויה ברצונך ובהסכמתך.
2. תוצאת סירוב: ללא מסירת פרטים החיוניים לפתיחת חשבון ולתפעולו (שם, דוא"ל, טלפון) - לא נוכל לספק את השירות או חלקו.
3. מטרות האיסוף: כמפורט בסעיף 5 להלן.
4. זהות בעל השליטה ודרכי התקשרות: דורון בידאני, קוהלת 6, חולון,support@vixy.co.il.
5. למי יועבר המידע: לספקי המשנה המפורטים בסעיף 8, לצורך אספקת השירות בלבד, לרבות העברה לספקים בחו"ל כמפורט בסעיף 7.
6. זכויותיך: עיון, תיקון ומחיקה - כמפורט בסעיף 10.

לקוחותינו העסקיים מחויבים בתנאי השימוש לקיים חובת יידוע מקבילה כלפי לקוחות הקצה והעובדים שלהם, בכל נקודת איסוף (טפסים, דיוור, ניהול אנשי קשר).

4.1 מידע הקשור לחשבון ולמשתמש (החברה כבעל שליטה):

• פרטי חשבון: שם מלא, דוא"ל, טלפון, שם העסק, תפקיד, וסיסמה השמורה בגיבוב חד-כיווני (bcrypt). ההזדהות מנוהלת במנגנון פנימי שלנו באמצעות אסימוני גישה (JWT) ואסימוני רענון.
• פרטי חיוב: השירות מוצע כיום ללא עלות. ככל שתופעל גביית תשלום, הסליקה תתבצע באמצעות ספק סליקה ישראלי מאובטח; איננו שומרים מספרי כרטיס אשראי מלאים, אלא רשומות עסקה וחשבוניות בלבד.
• נתוני שימוש ולוגים טכניים: כתובת IP, סוג דפדפן ומכשיר, עמודים ופעולות במערכת, חותמות זמן ורישומי ביקורת (Audit Log) לצורכי אבטחה ותפעול.
• תקשורת מולנו: פניות תמיכה, התכתבויות ומשובים.

4.2 נתוני הלקוח שמוזנים לשירות (הלקוח העסקי כבעל שליטה): תוכן הרשומות נקבע על-ידי הלקוח העסקי, והוא האחראי לחוקיות הזנתו:

• אנשי קשר, חברות, עסקאות (Deals), לידים, משימות, פניות שירות (Tickets) ותכתובותיהן, מסמכים וקבצים מצורפים, מאמרי מאגר ידע, לוחות ופריטיהם, הערות, תגיות, שדות מותאמים ותיעוד פעילויות (לרבות פעילויות שיחה).
• טפסי לידים ציבוריים: פרטים שממלאים לקוחות קצה בטפסי לכידה שהלקוח פרסם - שם, טלפון, דוא"ל וטקסט חופשי.
• רצפי מעקב (Follow-up) ואוטומציות: נוסחי הודעות המעקב שמגדיר הלקוח, ותיעוד השלבים שנוצרו לפיהם. שלבי דוא"ל נשלחים על-ידי המערכת - נוסח ההודעה וכתובת הנמען מועברים לספק שליחת הדוא"ל שלנו (Resend, המפורט בטבלת ספקי המשנה) לצורך השליחה בלבד. שלבי WhatsApp ו-SMS אינם נשלחים על-ידי המערכת - הם נרשמים כמשימה בכרטיס איש הקשר, והפנייה בפועל נעשית על-ידי הלקוח. האחריות להסכמת הנמענים לקבלת הודעות מוטלת על הלקוח העסקי כמשגר.

4.3 מידע המתקבל מאינטגרציות (Vixy Ads ו-Vixy Coach): ככל שהלקוח מחבר את חשבונו למוצרים אחרים של Vixy, מתקבל לשירות מידע דרך ממשקים מאובטחים (webhook החתום ב-HMAC):

• מ-Vixy Ads (ניהול פרסום): פרטי לידים שהומרו בקמפיינים (שם, דוא"ל, טלפון, מקור, שם קמפיין והערות), הנקלטים כלידים חדשים ב-CRM.
• מ-Vixy Coach (לשעבר Kolio) - אימון מכירות: תוצרי ניתוח של שיחות מכירה ומטא-דאטה שלהן - שם הנציג, מספרי טלפון, כיוון ומשך השיחה, ציונים, תמצית ותובנות אימון - הנשמרים כפעילות שיחה (CALL) המשויכת לאיש קשר או לעסקה. הקלטת השיחות ותמלולן מתבצעים ב-Vixy Coach ולא במערכת זו; Vixy CRM מקבלת ומאחסנת את תוצרי הניתוח והמטא-דאטה בלבד.

4.4 אפליקציית המובייל: אפליקציית Vixy CRM לנייד (מזהה חבילה il.co.vixy.crm, מופצת דרך Google Play) היא ממשק נוסף לאותו שירות ולאותם שרתים - אינה מוצר נפרד ואינה מאגר מידע נפרד. היקף המידע הנאסף דרכה זהה למפורט בסעיפים 4.1-4.3, ומדיניות זו חלה עליה במלואה, לרבות מטרות העיבוד (סעיף 5), ההעברה לחו"ל (סעיף 7), תקופות השמירה (סעיף 9) וזכויות נושאי המידע (סעיף 10). למען הסר ספק:

• ההרשאה היחידה שהאפליקציה מבקשת ממערכת ההפעלה היא גישה לאינטרנט. אין לה גישה לאנשי הקשר במכשיר, למצלמה, למיקום, למיקרופון או לקבצים.
• האפליקציה אינה כוללת ערכות פיתוח של פרסום או של ניתוח התנהגות מצד שלישי, ואינה אוספת מזהי פרסום (Advertising ID).
• על המכשיר עצמו נשמרים אסימוני ההזדהות בלבד, באחסון הפרטי של האפליקציה, כדי לשמור על מושב מחובר. הסרת האפליקציה מוחקת אותם מהמכשיר, אך אינה מוחקת את החשבון או את נתוני הלקוח - מחיקה כזו נעשית לפי סעיף 10.
• ההפצה נעשית דרך Google Play, ו-Google אוספת נתוני התקנה משלה בכפוף למדיניות הפרטיות שלה.

• אספקת השירות - תפעול החשבון, ניהול רשומות ה-CRM, הרצת אוטומציות ורצפי מעקב, קליטת לידים והפקת דוחות. בסיס: הסכמה מדעת והתקשרות חוזית (תנאי השימוש).
• עיבוד עבור לקוחות - עיבוד מידע לקוחות קצה לפי הוראות הלקוח העסקי. בסיס: הלקוח הוא בעל השליטה; אנו מחזיק לפי הסכם.
• חיוב וגבייה (ככל שתופעל גבייה) - סליקה, חשבוניות ומניעת הונאות. בסיס: קיום חוזה וחובות שבדין (דיני מס).
• תמיכה ושירות - מענה לפניות ופתרון תקלות. בסיס: הסכמה והתקשרות.
• אבטחה - ניטור, מניעת שימוש לרעה ורישומי ביקורת. בסיס: מילוי חובות שבדין לפי תקנות אבטחת מידע וצורך תפעולי.
• שיפור השירות - ניתוח שימוש במצטבר על נתונים אגרגטיביים/מותממים בלבד. בסיס: הסכמה.
• דיוור שיווקי שלנו - עדכונים ומבצעים למשתמשים רשומים, בהסכמה מפורשת מראש (חוק התקשורת, תיקון 40) ועם אפשרות הסרה בכל עת.

לא נעשה במידע שימוש למטרות שאינן מנויות לעיל אלא בהסכמה נפרדת או לפי חובה שבדין.

השירות כולל תכונות מבוססות בינה מלאכותית (למשל סיכומים, הצעות ותובנות). התכונות האלה אינן פעילות כיום. בסביבת הייצור לא מוגדר ספק AI, ולפיכך לא מועבר כיום תוכן מהשירות לשום מנוע AI חיצוני - לא תוכן רשומות, לא פרטי אנשי קשר ולא תכתובות.

התכונות בנויות כך שניתן להפעיל אותן בשתי תצורות: מודל בשירות עצמי הרץ על תשתית האירוח שלנו, שבו התוכן אינו יוצא מסביבתנו, או ממשק AI של ספק חיצוני. הפעלת תצורה חיצונית היא הוספת ספק משנה מהותי, ולכן היא תפורסם ברשימה שבסעיף 8 ותישלח עליה הודעה מוקדמת ללקוחות עסקיים, כאמור באותו סעיף.

איננו מוכרים תוכן לקוחות ואיננו מעבירים אותו לאימון מודלים כלליים. ככל שתופעל תצורת AI, תוצריה (סיכומים, תובנות והצעות) יוצגו ללקוח ככלי עזר; החלטות בעלות השפעה מהותית - לרבות החלטות תעסוקתיות ביחס לעובדים - אינן אמורות להתקבל על סמך תוצרי AI בלבד, והאחריות לשילוב שיקול דעת אנושי מוטלת על הלקוח העסקי.

חלק מספקי המשנה שלנו פועלים מחוץ לישראל: בארה"ב - Resend לשליחת דוא"ל מערכתי, ו-Google לצורך התחברות ה-OAuth וסנכרון היומן האופציונלי; באיחוד האירופי - PostHog למדידת השימוש במוצר (סעיף 14). כן נטענים בדפי השירות גופנים משירות הגופנים של Google, שמקבל לצורך הטעינה את כתובת ה-IP ופרטי הדפדפן של הגולש ולא תוכן מהמערכת. ארה"ב אינה מדינה שדינה מבטיח רמת הגנה כדין הישראלי לעניין תקנה 1 לתקנות ההעברה, ולפיכך ההעברה מבוצעת על בסיס חלופה מתאימה שבתקנה 2 לתקנות ההעברה, בצירוף התחייבות חוזית של מקבל המידע לשמירה על פרטיות נושאי המידע ולאי-העברת המידע לאחר (תקנה 3), לרבות באמצעות הסכמי עיבוד המידע (DPA) של אותם ספקים. אנו מיידעים את נושאי המידע על עצם ההעברה במסגרת מדיניות זו ובחובת היידוע שבסעיף 3.

אנו נעזרים בספקי המשנה הבאים לצורך אספקת השירות בלבד:

• Resend (ארה"ב) - משלוח הודעות דוא"ל מערכתיות (אימות, איפוס סיסמה, הזמנות והתראות). מידע מועבר: שמות וכתובות דוא"ל של נמענים ותוכן הודעות מערכת.
• PostHog (האיחוד האירופי) - מדידת השימוש במוצר לצורך שיפורו. מידע מועבר: נתוני שימוש בלבד - מזהי רשומות, סטטוסים, סכומים ומקורות. לא מועברים שמות, כתובות דוא"ל, מספרי טלפון, טקסט חופשי, פרמטרי קמפיין או מזהי הקלקה. הפירוט בסעיף 14.
• Google - OAuth / Calendar (ארה"ב/גלובלי) - סנכרון יומן אופציונלי עבור משתמשים שבחרו לחבר את חשבון Google שלהם (הרשאות ליומן ולכתובת הדוא"ל בלבד).
• Google - שירות הגופנים (ארה"ב/גלובלי) - טעינת הגופנים של ממשק השירות. מידע מועבר: כתובת IP ופרטי דפדפן, כנדרש לטעינת הקובץ. לא מועבר תוכן מהמערכת.
• monday.com (ארה"ב/גלובלי) - רק אם הלקוח מפעיל ייבוא נתונים מ-monday ומזין אסימון גישה משלו. במסלול זה המידע נשאב מ-monday אל השירות, ולא להיפך.
• ספק אירוח השרת (שרת ייעודי בניהולנו) - תשתית אירוח לכלל נתוני המערכת, לרבות קבצים שהלקוח מעלה.
• ספק סליקה ישראלי - סליקת תשלומים, ככל שתופעל גבייה (עיבוד בישראל).

פלטפורמות פרסום כבעלות שליטה עצמאיות: ככל שהלקוח משתמש באינטגרציית Vixy Ads, פלטפורמות הפרסום (Meta, Google Ads) פועלות לפי תנאיהן שלהן וכבעלות שליטה עצמאיות, ולא כמעבדות משנה שלנו.

מעבר לכך, נשתף מידע רק: (א) לפי דרישה מוסמכת של רשות; (ב) להגנה על זכויותינו בהליך משפטי; (ג) במסגרת מיזוג/רכישה - בכפוף להמשך תחולת מדיניות זו והודעה מראש. איננו מוכרים מידע אישי. עדכון רשימת ספקי המשנה יפורסם בעמוד זה, ותישלח הודעה מוקדמת ללקוחות עסקיים על הוספת ספק משנה מהותי.

• אנשי קשר, לידים ורשומות CRM - למשך קיום החשבון. הבעלות על המידע היא של הלקוח, וניתן למחוק רשומה בודדת או לייצא את הנתונים בכל רגע; מחיקת החשבון מוחקת את כולם מיד.
• תוצרי ניתוח שיחות ומטא-דאטה (מ-Vixy Coach) - למשך קיום החשבון; נמחקים מיד עם מחיקתו.
• פרטי חשבון של משתמשים - למשך קיום החשבון; נמחקים מיד עם מחיקתו.
• רשומות חיוב וחשבוניות - 7 שנים, כחובה לפי דיני המס.
• לוגים טכניים ורישומי אבטחה - 24 חודשים לפחות, כמינימום הנדרש לתיעוד אירועי אבטחה.
• גיבויים - נמחקים במסגרת מחזור הגיבויים השוטף (עד 90 ימים ממחיקת המידע מהמערכות הפעילות).

המידה היא קיום החשבון, ולא שעון שרץ אחרי סיום מנוי. כל עוד החשבון קיים הנתונים נשמרים וזמינים. הבעלות על המידע היא של הלקוח: אפשר למחוק איש קשר, ליד או רשומה בודדת בכל רגע, ואפשר לייצא את הנתונים.

מחיקת חשבון מוחקת את הנתונים מיד, ולא בתום תקופה נוספת. הפעולה מבוצעת בטרנזקציה אחת ברגע האישור, כך שכשלון משאיר את החשבון שלם ולא חצי-מחוק. נשמרות רק רשומות החיוב והחשבוניות, שאותן אנחנו חייבים להחזיק 7 שנים לפי דיני המס, והגיבויים מתגלגלים כמתואר לעיל.

בתום תקופת השמירה המידע נמחק או מותמם באופן בלתי הפיך.

לפי החוק ותקנותיו, לכל נושא/ת מידע עומדות הזכויות הבאות:

• זכות עיון - לעיין במידע המוחזק אודותיך (סעיף 13 לחוק והתקנות מכוחו).
• זכות תיקון - לדרוש תיקון או מחיקה של מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14 לחוק).
• מחיקת חשבון - משתמש עסקי רשאי לבקש מחיקת חשבונו ומידעו, בכפוף לחריגי שמירה שבדין (למשל רשומות חיוב).
• הסרה מדיוור - מכל דיוור שיווקי שלנו, בכל עת, באמצעות קישור ההסרה או בפנייה אלינו.
• פנייה לרשות - בכל עניין ניתן לפנות גם לרשות להגנת הפרטיות.

איך מממשים: פנייה לדוא"ל support@vixy.co.il בציון מהות הבקשה ופרטים מזהים. נשיב בתוך 30 ימים.

לקוחות קצה של לקוחותינו: מאחר שהלקוח העסקי הוא בעל השליטה במאגר, בקשות עיון/תיקון/מחיקה ביחס למידע שנאסף עבורו יש להפנות אליו. פנייה שתגיע אלינו - נעביר ללקוח הרלוונטי ונסייע לו במימוש הבקשה באמצעות כלי המערכת.

אנו מיישמים אמצעי אבטחה בהתאם לתקנות אבטחת מידע וברמת האבטחה החלה על מאגרינו, ובכלל זה:

• הצפנת מידע בתעבורה (TLS/HTTPS) בכל הממשקים;
• שמירת סיסמאות בגיבוב חד-כיווני (bcrypt) והזדהות מבוססת אסימונים (JWT ואסימוני רענון);
• בקרת גישה מבוססת תפקידים (RBAC) וניהול הרשאות, לרבות הגבלת גישת אורחים;
• הפרדה לוגית בין נתוני לקוחות (Tenant Isolation) במערכת מרובת-הלקוחות, ברמת האפליקציה ומסד הנתונים;
• אימות חתימה (HMAC-SHA256) על ממשקי ה-webhook הנכנסים מאינטגרציות;
• רישומי ביקורת (Audit Log) ותיעוד פעולות במערכת;
• עקרון "הצורך לדעת" וצמצום מספר בעלי הגישה למידע ייצור;
• נהלי גיבוי ושחזור וסקירת אבטחה תקופתית.

במקרה של אירוע אבטחה חמור נפעל בהתאם לחובותינו שבדין, לרבות דיווח לרשות להגנת הפרטיות ויידוע לקוחות עסקיים שמידעם נפגע. אין באמור התחייבות לחסינות מוחלטת מפני פריצה; נפעל בשקידה ראויה למזעור סיכונים ולטיפול מהיר בכל אירוע.

ככל שהלקוח מחבר את Vixy CRM ל-Vixy Coach, זורמים למערכת תוצרי ניתוח של שיחות מכירה ונתוני הערכת ביצועים של נציגים. הקלטת השיחות, תמלולן וניתוחן מתבצעים ב-Vixy Coach; Vixy CRM מאחסנת את התוצרים. האחריות לחוקיות ההקלטה והניתוח מוטלת על הלקוח העסקי, ובכלל זה:

1. הקלטת השיחות נעשית כדין, בהתאם לחוק האזנת סתר, התשל"ט-1979;
2. הנציגים המוקלטים קיבלו הודעה מוקדמת, מפורשת ומתועדת על ההקלטה ועל ניתוחה, בהתאם לעקרונות המידתיות, הלגיטימיות והשקיפות בפסיקת בתי הדין לעבודה בעניין ניטור עובדים;
3. היקף ההקלטה והניתוח מידתי למטרת האימון ושיפור המכירות;
4. החלטות תעסוקתיות מהותיות לא יתקבלו על בסיס תוצרי ה-AI בלבד, ללא בחינה אנושית.

החברה שומרת על זכותה להשעות שירות מקום בו מתעורר חשש ממשי לשימוש בלתי חוקי.

הדיוור שאנו שולחים למשתמשינו נעשה בהסכמה מפורשת מראש כנדרש בסעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים), התשמ"ב-1982 (תיקון 40), עם מנגנון הסרה פשוט בכל הודעה.

רצפי מעקב של לקוחות: כאמור בסעיף 4.2, שלבי דוא"ל ברצף מעקב נשלחים על-ידי המערכת בשם הלקוח, ושלבי WhatsApp/SMS נרשמים כמשימה שהלקוח מבצע בעצמו. בכל הערוצים, הלקוח העסקי הוא המשגר: האחריות המלאה להשגת הסכמה מפורשת מראש של הנמענים, לתיעודה ולכיבוד בקשות הסרה - מוטלת עליו. שליחה לנמענים ללא הסכמה מהווה הפרה של תנאי השימוש.

אנו עושים שימוש בעוגיות חיוניות בלבד הנדרשות לתפעול השירות ולאבטחתו (שמירת מושב ההתחברות וההזדהות). איננו משתמשים בעוגיות פרסום ואיננו מציבים פיקסלים שיווקיים של צדדים שלישיים. ניתן לחסום עוגיות בהגדרות הדפדפן, אך חסימת עוגיות חיוניות עלולה לפגוע בתפקוד השירות. הפירוט המלא של כל עוגייה וכל ערך הנשמר בדפדפן - שם, מטרה, משך שמירה ואופן החסימה - מופיע במדיניות החברה.

מדידת שימוש במוצר (PostHog, האיחוד האירופי): לצורך שיפור המוצר אנו מודדים את השימוש בו באמצעות PostHog. מזהה המדידה נשמר באחסון המקומי של הדפדפן (localStorage) ולא בעוגייה, ועם ניקוי אחסון הדפדפן הוא נמחק. גבולות המדידה, כפי שהם ממומשים בקוד:

• המדידה מופעלת רק במסכים המחוברים של המערכת - ולא בדפי טפסי הלידים הציבוריים, שהם המסכים שאליהם מגיעים פרמטרי קמפיין ומזהי הקלקה;
• נשלחים מזהי רשומות, סטטוסים, סכומים ומקורות בלבד, לפי רשימת שדות סגורה לכל אירוע. שדה שאינו ברשימה נחסם ואינו נשלח, ובכלל זה שמות, כתובות דוא"ל, מספרי טלפון, אסימונים, פרמטרי UTM ומזהי הקלקה;
• אין הקלטת מסך, אין לכידה אוטומטית של הקלקות, ואין סקרים. צפיות בעמודים נרשמות ידנית ונושאות את נתיב העמוד בלבד, ללא מחרוזת השאילתה;
• הנתונים נשמרים באזור האיחוד האירופי ואינם משמשים לאימון מודלים.

השירות מיועד לעסקים ולמשתמשים בגירים בלבד, ואינו מכוון לקטינים מתחת לגיל 18. איננו אוספים ביודעין מידע מקטינים. ככל שנודע לנו על מידע כזה - נמחקו. יובהר כי במידע המוזן על-ידי לקוחות (אנשי קשר, לידים) עשוי להיכלל מידע על קטינים - האחריות לבסיס החוקי לכך מוטלת על הלקוח כבעל השליטה.

אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. גרסה מעודכנת תפורסם בעמוד זה בציון תאריך עדכון. על שינוי מהותי (ובפרט: מטרות עיבוד חדשות, ספקי משנה חדשים או שינוי בתקופות שמירה) תישלח הודעה למשתמשים בדוא"ל או במערכת, ככל הניתן.